Vérifier sa boîte mail d’un bout à l’autre de la journée est devenu un automatisme obsessionnel, qui porte atteinte à votre productivité mais aussi à votre santé. Voici dix suggestions pour vous
aider à en sortir.
Etape préliminaire à cette nouvelle ère moins "mailo-dépendante": "Notez précisément le nombre de fois où vous vérifiez votre boîte mail chaque jour, propose Andrew Filev, PDG et fondateur de
Wrike logiciel de gestion de projet. D’éminents psychologues pensent que plus on mesure une action quelle qu’elle soit, plus on en prend conscience et on a de chances de la modifier. Notez si
cette vérification a été couronnée de succès -Avez-vous effectivement reçu des emails importants depuis votre dernière vérification ?- Si vous constatez que le nombre de fois où vous consultez
votre messagerie atteint une valeur à deux chiffres, réévaluez votre comportement pour voir si vous avez réellement besoin de consulter votre boîte mail aussi souvent".
Chez beaucoup de salariés, la boîte Outlook est configurée de telle manière que les mails apparaissent en temps réel, en bas de l'écran. "Rien de tel pour se laisser distraire toute la journée,
note Noëmie Cicurel, director chez Robert Half France. C'est pourquoi il est préférable de fermer sa boîte mail quand on s'attelle à une tâche qui nécessite de rester concentrer. Ainsi vous ne
vous éparpillez pas et pouvez terminer cette mission plus rapidement".
Une étude de l'université de Colombie britannique montre que consulter ses mails trois fois par jour permet de limiter le niveau de stress et d'augmenter le bien-être. Mais pour ne pas manquer
une urgence ou compte-tenu de leur poste, certains salariés doivent accéder à leur messagerie plus fréquemment que cela. Si vous êtes dans ce cas, fixez-vous néanmoins des heures bien précises et
tenez-vous en. Par exemple, en arrivant, en fin de matinée, après déjeuner, vers 17 heures et avant de partir. Evitez en vous réveillant et avant de vous coucher, ces deux actions ayant des
effets néfastes sur la santé.
Cela permet de désengorger votre boîte mail, souvent d'aller plus vite que d'écrire et d'entretenir des relations plus "humaines" avec vos collaborateurs. Les détracteurs vont hurler en répondant
que les mails peuvent servir de trace écrite en cas de conflit. Mais tout n'est pas sujet à conflit et parler à son voisin ou descendre un étage sera sans doute plus efficace que d'écrire un
courriel et d'attendre une réponse qui ne viendra peut-être jamais, le mail en question étant sans doute noyé dans la boîte de votre interlocuteur.
"D'après une étude menée par l’Université de Californie, si vous notez sur papier un objectif et si vous le partagez avec un ami ou collègue, vous avez 33% de plus de chances de l’atteindre,
rapporte Andrew Filev. Prenez un bloc-notes et un stylo, et inscrivez votre objectif: 'Je ne vérifierai ma boîte mail qu’à 11 heures et à 15 heures' ou 'Je ne vérifierai ma boîte mail que 3 fois
dans la journée'. Ou encore collez un Post-it sur votre écran. Ensuite, écrivez la liste (sur du vrai papier) des raisons pour lesquelles vous voulez stopper ou réduire votre dépendance aux
emails: 'Je veux récupérer du temps durant ma journée de travail' ou 'Je veux travailler plus efficacement.' Cela fait, informez vos collègues que vous vous êtes fixé cet objectif à vous-même, de
sorte qu’ils sachent que l’email n’est pas la meilleure façon de vous joindre en cas de problème urgent."
En clair: stop aux réponses inutiles juste pour dire merci. Plus on écrit de mails plus on en recevra en retour! "Répondre pour répondre d’un mot (" Ok", "Lu", "Merci") à un message qui ne
demande pas de suite est une perte de temps pour l’expéditeur et le destinataire. Avec ses collègues les plus proches ou ses interlocuteurs/trices habituel/les, il n’est pas systématiquement
nécessaire de rebondir. Pour éviter tout malentendu, partagez oralement sur ce point", préconise Noëmie Cicurel de Robert Half France.
"Il est rassurant de mettre en copie une multitude de destinataires pour s’assurer d’un plus grand partage de l’information, reconnaît Noëmie Cicurel de Robert Half France. Mais si cette
intention est légitime, elle risque de lasser, voire d’irriter. A l’inverse, oublier un interlocuteur peut être source d'ennui. Aussi, savoir minutieusement sélectionner ses destinataires reflète
sa capacité d’appréciation d’une situation. C’est pourquoi lorsque l’on hésite à inclure une personne, vous pouvez lui envoyer un courriel en lui demandant si elle souhaite recevoir ce type
d’information à l’avenir. Le/la destinataire saura gré de cette attention à son égard et sa réponse permettra de connaître avec précision ses attentes. Mais ne mettez plus jamais tout le monde en
copie de façon systématique".
S'ils existent, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux d'entreprise. Atos, par exemple, souhaite parvenir à "zéro mail" pour ses collaborateurs. Pour cela, l'entreprise développe des solutions
novatrices dans le domaine des réseaux sociaux sur le lieu de travail.
Des solutions de partage comme Google drive ou Evernote peuvent également être de bonnes alternatives aux mails.
Si vous voulez répondre à tous les mails que vous recevez, vous n'y arriverez jamais. Très rares sont ceux qui nécessitent une réponse dans la seconde. Respectez quelques règles de base: traitez
en dernier lieu ceux dans lesquels vous êtes en copie, utilisez des filtres automatiques pour rediriger les mails vers des dossiers spécifiques, utilisez un ou plusieurs anti-spam et
désabonnez-vous des newsletters que vous ne consultez jamais.
Pour Andrew Filev, PDG de Wrike: "Consolider une nouvelle habitude peut prendre un, deux, voire jusqu’à 9 mois pour être effectif ! La nouvelle habitude que vous souhaitez installer vise à en
remplacer une autre, bien enracinée, ce qui est beaucoup plus difficile. Mais cela ne doit pas vous arrêter. Si au bout d’un mois, ne vérifier votre boîte mail que trois ou quatre fois dans la
journée continue à vous rendre nerveux, ne vous découragez pas. Regardez la liste de raisons qui vous incitent à modifier votre comportement, et réaffirmez votre objectif. Imposer une nouvelle
habitude est avant tout une affaire de volonté, donc même si vous échouez aujourd’hui, réessayez demain".
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